V dnešní hyperkonkurenční době, kdy probíhá boj o talenty, je potřeba více než kdy jindy hladce překlenout propast mezi zkušenostmi kandidátů a zkušenostmi zaměstnanců. Onboarding je zásadní pro úspěšnou integraci nového zaměstnance do vaší organizace a hladký proces onboardingu může pomoci odlišit vaši společnost od konkurence. Dobře nastavený onboadingový proces především buduje důvěru, že je ve společnosti vše pod kontrolou.
Je nutné si uvědomit, že pokud nemáte nastavený onbordingový proces, budete potřebovat čas a dostatek energie, který zabere příprava podkladů a nastavení procesů.
Onbording je důležitý pro malé i velké firmy, včetně startupů. U začínajících startupů se setkávám s problematikou zodpovědnosti, kvalitou odvedené práce a plnění termínů.
Proto, dobře nastavený onbordingovým proces zajistí:
- Rychle a plnohodnotné předání potřebné agendy
- Zajistí vyšší pravděpodobnost, že nový zaměstnanec zůstane ve firmě
- Zvýší důvěru ve Vaší firmu
- Podpoří značku a prosperitu firmy
- V neposlední řadě, je to jeden z nástrojů, kterým ovlivníte, jací lidé u vás budou pracovat.
Dobrý onbording tvoří tzv. 4 C, co to znamená?
- Compliance – dodržování předpisů: zahrnuje vysvětlení základních právních předpisů a pravidel souvisejících se zásadami a nařízení, která se týkají společnosti.
- Clarification – vyjasnění: vysvětlení toho, aby noví zaměstnanci rozuměli své nové práci a všem souvisejícím očekáváním a výstupům v rámci společnosti.
- Culture – kultura: jedná se o širokou škálu formálních i neformálních hodnot, norem, přesvědčení, postojů a domněnek, které formují způsob chování, jednání lidí a také způsoby vykonávání práce.
- Connection – spojení: velmi důležitý prvek, týkající se mezilidských vztahů, které musí noví zaměstnanci vytvořit, aby se dozvěděli více o společnosti a osvědčených postupech.
Kdo se na onbordingu musí podílet?
Chtěla bych zdůraznit, že dobrý a efektivní onbording není jen zásluhou HR oddělení, ale celé firmy. Je nutné, aby všichni zaměstnanci přijali osobní odpovědnost za onboarding nových kolegů. Protože onbording jsou čas, peníze a energie, kterou investujeme do nových lidí. Odměnou je dobře fungující výkonný tým.
Rozdělujeme tři fáze onboardingu:
- Pre-onbording
- Den nástupu
- První tři měsíce po nástupu
Pre-onboarding: znamená zahájení adaptačního procesu ještě před nástupem.
Tento čas je potřeba věnovat přípravě, který zefektivní celý následující proces onboardingu. Poměrně velký časový prostor vám zabere nastavení procesů tzn. kdo, kdy, kde a jak se bude podílet na seznámení a zaškolení nováčka. Doporučuji si vytvořit checklisty a seznamy, které zajistí hladké zapracování. Návrh možného Check list onboardingu. Doporučuji si připravit checklist na první den pro jednotlivé pracovní pozice a stanovit si ve spolupráci s kolegy, co vše bude nový zaměstnanec potřebovat. Identifikujte: kdo a kdy se o nového zaměstnance postará a kdo jednotlivé úkoly zajistí? Tzn. kdo zajistí klíče, elektronické karty, přístupová hesla a další materiální věci jako je PC, pracovní oblečení, kdo zajistí vstupní školení, kdo zajistí seznámení aj. Není nutné, aby vše dělal jeden pracovník. Naopak je žádoucí zapojit jednotlivé členy týmu, aby Váš nový kolega navázal co nejdříve osobní kontakt s ostatními zaměstnanci. Velkým pomocníkem onboardingu Vám může být např. firemní wikipedie, složka na disku anebo aplikace, kde se nový zaměstnanec seznámí s hierarchickou strukturou firmy, kdo je kdo, jaká je vize, strategie a hodnoty společnosti, s požadavky na komunikaci se zákazníky, kompetenční maticí, nastavenými procesy, postupy, vzory dokumentů aj. Tyto informace se v dnešní době dají předávat formou e-learningových aplikací, formou zábavných videí či herních aplikací. Vždy závisí na tom, kolik času a peněz do tohoto procesu investuje a jak chce na nováčky zapůsobit.
Sestavení plánů, seznamů, požadavků, hodnotících kritérii a kompetenční matice Vám zabere čas, ale ten se Vám několikanásobné vrátí, protože jej nebudete muset vymýšlet zas a znovu, a vše potřebné vždy najdete na jednom místě. Při dalším náboru budete již celý proces jen vylepšovat.
V rámci pre-onbordingu, je vhodné nového kolegu seznámit s firemní kulturou, jeho šéfem, náplni práce, jak v rámci firemní kultury vnímáme kolegy, jak vnímáme zákazníky, jak máme nastavené lidské vztahy, jaká je firemní a osobní nastavenost k chybám i zpětné vazbě. Tyto informace můžete předat osobně, zasláním manuálu, formou videí anebo odkazem na webové stránky společnosti. Je možné zaslat také manuály o produktech, směrnicích či školení o interních systémech. Je rovněž vhodné již v tomto období seznámit nového kolegu s ostatními kolegy např. formou nabídky půl dne stráveného ve firmě anebo neformálním setkáním v rámci sportovní aktivity, setkání v kavárně anebo u společné firemní snídaně aj. Díky tomu Váš nový kolega bude moc nasát firemní atmosféru a obě dvě strany se ujistí, že si vzájemně sedli i po osobnostní stránce. Proto je pre-onboarding a vhodná komunikovat již důležitá před nástupem do pracovního poměru.
Nikdy však na nového kolegu příliš netlačte. Dejte pozor, abyste však nového kolegu příliš nezahltili. Každý ve výpovědní lhůtě je odpovědný za předání práce a je často zahlcen i denní agendou. Nechcete přeci, aby Váš nový zaměstnanec nastupovat do práce s pocitem, že něco nestihl a cítil se provinile.
Plán zaškolení
Dobře připravený plán zaškolení rozhodne o rychlosti a kvalitě zaškolení. Stává se Vám, že zaměstnanci některé informace neví ani po několika letém působení ve firmě? Zkuste se zaměřit právě na plán odborného zaškolení na vstupu. Většina firmem má zpracované zaškolení v rámci produktů, výroby ale často chybí zaškolení a ucelený přehled v interních systémech. Prověřte, že Váš plán odborného zaškolení pro jednotlivé pozice obsahuje opravdu všechno. Odborné zaškolení pak zajistěte formou stínováním během reálné práce.
Čas pro nového kolegu
Je nutné si uvědomit, že příchod nováčka bude vyžadovat čas, proto je potřeba počítat se sníženou produktivitou i kolegů, kteří budou dělat mentora či buddyho. Nezapomeňte také na to, že je důležité vybrat vhodného mentora, buddyho a i jej zaškolit a seznámit s adaptačním plánem. Buddy pomůže např. s dresscodem, jak to funguje s home office, jak se objednávají zasedačky, kde a jak se objednávají obědy, kdo a jak často má nárok na pracovní oděv apod. Pro co nejefektivnější začlenění do kolektivu je vhodné pracovat na adaptaci s více kolegy napříč jednotlivými týmy a tím bude zajištěna lepší kooperace.
Jedním z velmi důležitých faktorů úspěšného onboardingu jsou vztahy s kolegy, nadřízeným a vedením společnosti.
První dny ve firmě
Vytvořte plán prvního dne pro jednotlivé pozice. Stanovte, s kým se nový zaměstnanec potká a co se dozví, které dokumenty je potřeba projít, nastudovat. Věřím, že Vaši zaměstnanci ocení, pokud celý proces proložíte zábavnými kvízy či aplikacemi. Nezapomeňte na přímou komunikace a všechny informace z manuálu dejte novému zaměstnanci vždy do kontextu. To znamená, proč máme takto nastavené hodnoty, proč vyžadujeme tyto zásady při jednání se zákazníkem. V první den naplánujte individuální schůzky s vedení, představení ve firmě a nezapomeňte, že je nutné oboustranné seznámení. Tzn. aby i zaměstnanci poznali nováčka, jeho zájmy, koníčky, tvář a to prostřednictvím aplikace, dotazníků, složky vyčleněné pro nové zaměstnance, sharpointu anebo distribucí newsletteru aj.
Celý onboardingový proces je možné zprocesovat prostřednictvím definovaného plánu a nastavené automatické emailové série prostřednictvím mailchimpu, smartemailingu aj. aplikací, která bude pravidelně napovídat a radit, co si má dotyčný nastudovat a s kým má mít schůzku. Takto dobře nastavený proces bude fungovat lépe, než dvou a více hodinové nalejvárny.
Jak dobře jsme připraveni, jak jsou informování ostatní členové týmu, jak efektivně se budeme novému zaměstnanci věnovat, tak rychle se stane plnohodnotným členem týmu. Jak jsou o tom informování ostatní členové týmu.
Celý úspěch je v plánování, nastaveném procesu a vědomí, že má podporovat lidské vztahy. Buďte osobní a nezapomínejte na vztahy.
Ne všichni dokážou odhalit potenciál nového kolegy. Proto vyzkoušejte např. challenge úkol. Nejen zkušební doba ale i challenge úkol dokáží velmi dobře odhadnout potenciál zaměstnance.
Proces onbordingu, neznamená jen jednosměrné předávání informací. To co je pro Váš onbordingový proces důležité je nastavení pravidelného předávání zpětné vazby. Zpětnou vazbu si předávejte po každém měsíci. Ptejte se, co funguje dobře a co by mohlo fungovat lépe, co ocenil a zdali naopak bylo něco nepříjemného? Ptejte se a zjistíte řadu nových informací, které Vás i celý onbordingový proces posunou dál. Rovněž tím posílíte důvěru, může velmi dobře dojít k narovnání vztahu a poskytuje důvěru pro další růst. Zpětnou vazbu předávejte vždy osobně.
Celý onbordingový proces zakončete výstupním pohovorem.
Na konci zkušební doby, nezapomeňte vyjasnit si kompetence a pravomoci, pro následující období, ujistěte se, že jeho práce představě, upozorněte, v čem ještě potřebuje posílit, které činnosti zvládá dobře a které nadstandardně a zdali potřebuje pomoc? Vyjasněte si, jak se bude lišit další práce, zdali dojde k navýšení platu apod. Pokud se zaměstnanec rozhodne pracovní poměr ukončit, chovejte se k němu vždy slušně, protože o Vás bude jistě mluvit.
Co závěrem? PLÁNUJTE, PLÁNUJTE, PLÁNUJTE!
